Cách quản lý thu–chi minh bạch: lệ phí, trọng tài, sân bãi, áo, cúp

Trong giải đấu phong trào, “thu–chi” thường là phần nhạy cảm nhất. Chỉ cần thiếu một khoản nhỏ (tiền sân, trọng tài, in áo, cúp…), BTC dễ rơi vào tình trạng: khó đối soát, phát sinh tranh cãi, hoặc thất thoát do không có quy trình rõ ràng.

Một hệ thống thu–chi minh bạch không nhất thiết phải phức tạp. Chỉ cần bạn chuẩn hóa 3 thứ:

• Rõ nguồn thu (ai nộp, nộp bao nhiêu, nộp khi nào, chứng minh đã nộp)
• Rõ hạng mục chi (chi cho việc gì, ai duyệt, bằng chứng gì)
• Rõ báo cáo (tổng kết theo hạng mục + đối soát cuối giải)

Dưới đây là quy trình và checklist áp dụng thực tế.

1) Thiết lập nguyên tắc tài chính ngay từ đầu (ghi trong thông báo/điều lệ)

Trước khi mở đăng ký, BTC nên công bố:

• Mức lệ phí (theo đội hay theo VĐV), hạn nộp
• Chính sách hoàn/hủy (hoàn bao nhiêu %, mốc thời gian)
• Các khoản bao gồm trong lệ phí (sân, trọng tài, y tế, nước… hay không)
• Các khoản có thể phát sinh (áo giải, thẻ VĐV, phạt kỷ luật…)
• Kênh thanh toán (chuyển khoản, tiền mặt) và cách xác nhận

Mẹo: Tách bạch “tiền giải” và “tiền áo/đồ lưu niệm” sẽ giúp thống kê dễ hơn.

2) Quản lý THU: lệ phí, tài trợ, khoản phát sinh

2.1. Thu lệ phí: theo đội hay theo VĐV?

• Thu theo đội: đơn giản, ít thao tác, phù hợp giải bóng đá/các môn theo đội.
• Thu theo VĐV: phù hợp giải chạy bộ, cầu lông, eSports cá nhân, hoặc giải có làm thẻ/áo theo người.

Khuyến nghị: nếu giải theo đội nhưng vẫn cần theo dõi từng người, hãy dùng mô hình:

• Thu chính theo đội
• Theo dõi danh sách VĐV + tình trạng hoàn tất nghĩa vụ (để tránh thiếu người, thiếu phí)

2.2. Chuẩn hóa “mã giao dịch” để đối soát nhanh

Tạo quy ước nội dung chuyển khoản:

• [Tên giải]-[Tên đội]-[SĐT] Ví dụ: “GIAI7-TEAMABC-0909xxx”

Lợi ích: khi sao kê, bạn lọc được ngay theo đội mà không phải hỏi lại.

2.3. Thu tài trợ: tách hiện kim và hiện vật

• Hiện kim: ghi rõ số tiền, ngày nhận, cam kết quyền lợi.
• Hiện vật (nước uống, bóng, áo, quà): quy đổi thành giá trị tham khảo để biết “tổng tài trợ”, nhưng vẫn ghi số lượng thực nhận để dễ cấp phát.

2.4. Thu khoản phát sinh: áo, thẻ, phạt

• Áo giải: thu theo size, số lượng, hạn chốt.
• Phạt kỷ luật/đặt cọc (nếu có): ghi rõ căn cứ và tình trạng hoàn/khấu trừ.

Nguyên tắc: khoản nào thu thêm đều phải có “lý do + mức + quy định hoàn trả”.

3) Quản lý CHI: phân hạng mục rõ để không “lẫn tiền”

Hãy nhóm các khoản chi theo “tính chất” để nhìn là hiểu:

3.1. Chi phí vận hành bắt buộc

• Sân bãi: thuê sân, đèn, vệ sinh, phụ phí giờ cao điểm
• Trọng tài/giám sát: theo trận hoặc theo ngày, phí di chuyển (nếu có)
• Y tế: nhân sự y tế, vật tư sơ cứu
• Nước uống/hậu cần: nước, đá, thùng rác, băng keo…

3.2. Chi phí hình ảnh – giải thưởng

• Áo giải/áo BTC/áo bib
• Cúp, huy chương, cờ lưu niệm
• Backdrop, banner, standee
• Photo/video/livestream (nếu có)

3.3. Chi phí quản lý & dự phòng

• In ấn biểu mẫu, thẻ VĐV
• Di chuyển, thuê thiết bị
• Dự phòng 10–20% (rất nên có)

Mẹo: Mỗi khoản chi đều gắn với 3 thông tin: hạng mục – nhà cung cấp – người duyệt.

4) Quy trình duyệt chi (đơn giản nhưng hiệu quả)

Để tránh “chi xong mới báo”, BTC nên áp dụng quy trình 3 bước:

Đề xuất chi: nêu khoản chi, lý do, số tiền dự kiến, hạng mục.

Duyệt chi: tối thiểu 2 người xác nhận (Trưởng BTC + Thủ quỹ).

Thanh toán + chứng từ:

• Chuyển khoản: lưu ảnh/biên lai
• Tiền mặt: có phiếu chi ký nhận
• Hóa đơn/biên nhận: chụp lưu vào thư mục chung

Nếu giải nhỏ, bạn vẫn nên có “sổ quỹ” tối giản để không thất lạc thông tin.

5) Cách làm báo cáo tài chính “dễ hiểu” sau giải

Một báo cáo minh bạch không cần dài, chỉ cần đúng cấu trúc:

5.1. Tổng quan

• Tổng thu (lệ phí + tài trợ + phát sinh)
• Tổng chi (theo nhóm)
• Số dư (+/–) và hướng xử lý (quỹ cho mùa sau, hoàn trả, ủng hộ…)

5.2. Bảng chi tiết theo hạng mục

Ví dụ nhóm:

• Sân bãi
• Trọng tài
• Áo
• Cúp – huy chương
• Truyền thông
• Hậu cần
• Khác/dự phòng

5.3. Đối soát & minh chứng

• Danh sách đội/VĐV đã nộp đủ/chưa đủ
• Danh sách nhà tài trợ
• Link thư mục chứng từ (nếu cần chia sẻ nội bộ)

Lưu ý: Khi công khai rộng rãi, cần che thông tin nhạy cảm (SĐT, số tài khoản…).

6) Checklist quản lý thu–chi để tránh thiếu sót

• Chốt mô hình thu: theo đội hay theo VĐV
• Quy định hạn nộp, hoàn/hủy, phát sinh
• Chuẩn hóa nội dung chuyển khoản (mã đội)
• Lập danh mục hạng mục chi (sân, trọng tài, áo, cúp…)
• Có người phụ trách: Thủ quỹ + người duyệt
• Quy trình đề xuất–duyệt–thanh toán
• Lưu chứng từ theo thư mục/hạng mục
• Báo cáo tổng kết thu–chi cuối giải
• Đối soát lệ phí đội/VĐV, truy thu trước khi chốt sổ

7) Gợi ý dùng VNTournament để thống kê tài chính giải đấu

Nếu bạn muốn giảm thao tác excel thủ công và hạn chế bỏ sót, VNTournament cung cấp chức năng thống kê tài chính giải đấu, giúp BTC:

• Kiểm soát lệ phí của từng VĐV, tình trạng đã nộp/chưa nộp (hữu ích khi đội đăng ký đông người)
• Theo dõi tài trợ (hiện kim/ghi nhận) và các nguồn thu liên quan
• Quản lý chi phí theo từng hạng mục (trọng tài, sân bãi, áo, cúp, truyền thông…)
• Hiển thị trực quan bằng số liệu và sơ đồ rõ ràng, tiện theo dõi tiến độ thu–chi
• Hỗ trợ truy thu dễ dàng, tránh thiếu sót khi chốt danh sách hoặc trước ngày thi đấu

Cách làm hiệu quả là: ngay từ lúc mở đăng ký, bạn cập nhật thu–chi theo chuẩn hạng mục. Đến cuối giải, hệ thống sẽ giúp bạn tổng hợp nhanh và kiểm soát tốt hơn.

Kết luận

Quản lý thu–chi minh bạch không chỉ giúp BTC “khỏe”, mà còn nâng uy tín của giải và dễ kêu gọi tài trợ cho mùa sau. Hãy bắt đầu từ những thứ nhỏ nhưng chuẩn: mã thu rõ ràng, hạng mục chi tách bạch, quy trình duyệt chi và báo cáo cuối giải. Khi có công cụ thống kê như VNTournament, việc theo dõi lệ phí từng VĐV, tài trợ và chi phí theo hạng mục sẽ trực quan và hạn chế sai sót hơn.

Nếu bạn cho mình biết giải của bạn thu theo đội hay theo VĐV, và có bao nhiêu hạng mục chi chính, mình có thể gợi ý cấu trúc bảng thu–chi tối ưu (cột nào bắt buộc, cột nào nên có) để bạn đưa vào quy trình BTC.